نصائح محاسبية لتطوير الشركات

تحتاج الشركات إلى اتباع عدة نصائح محاسبية لدعم، وتطوير قسم الحسابات الخاص بها، إليك أبرزها:

1- ابحث عن البرامج المحاسبية المناسبة
الحسابات داخل الشركة هي العملية التي يتم من خلالها جمع الإيرادات، والنفقات، والقيام بكل ما يخص الأمور المالية، وهي عملية ضرورية تضمن لصاحب العمل الحصول على المعلومات التي يحتاجها، والتي تعينه على اتخاذ قرارات سليمة، سواء كانت تلك القرارات مالية، أو غير مالية.

وبالنسبة لتلك المهمة، فإنها تتسم ببعض التعقيد، والصعوبة، إذ إن المحاسبة ليست من مهارات معظم أصحاب الأعمال، بالإضافة إلى أن توظيف أشخاص أكفّاء لتولي هذه المهمة أمرًا صعبًا في الواقع، فيندر العثور على المحاسب الكفء، صاحب الخبرة، وسط الملايين من المحاسبين.

لذا يُعد الاستثمار في البرامج المحاسبية أمرًا حكيمًا، وفعّالًا، إذ تنفذ تلك البرامج جميع العمليات الحسابية اليدوية؛ التي تستغرق وقتًا طويلًا، وأيادٍ عاملة كثيرة، وبطبيعة الحال أخطاء أكثر، وكل ذلك بشكل إلكتروني، بطريقة أسهل، وأسرع، بالإضافة إلى تسهيل العثور على المعلومات المالية التي يريدها صاحب العمل،في أي وقت، مع ربط كل تفاصيل العمل بقاعدة بيانات مركزية.

2- ضع ميزانية محددة
عند البحث عن نصائح محاسبية للشركات تأتي نصيحة وضع ميزانية محددة في المقدمة، ويمكنك تنفيذ تلك النصيحة من خلال:

وضع ميزانية محددة لكافة أقسام العمل.
تحديد الأرباح، والنفقات المتوقعة.
مقارنة الميزانية بالمصروفات، والإيرادات الفعلية.
فبتتبع الشركات التي لوحظ استمرارها، ونجاحها، واستقرارها ماليًا، نجد أنها كانت لا تتجاهل وضع ميزانية، وتتبع وضعها المالي بدقة.
3-سجل كافة التعاملات لحظيًا
توجد نصائح محاسبية عديدة، ولكن من أهمها تسجيل كافة التعاملات أولًا بأول، وتتبع كل ما يحدث داخل المؤسسة، فبدون التسجيل الدوري للمعاملات التي تتم بمختلف أنواعها، يصبح صاحب العمل غير ملمًا بالحالة المالية لشركته، مما يسبب الكثير من المشاكل في اتخاذ القرارات داخليًا، وخارجيًا.

ولتجنب حدوث تلك المشكلات، لا يوجد حل أفضل من البرامج المحاسبية، إذ إنها تسجل كافة التعاملات التي تحدث في مختلف أقسام الشركة، في أي وقت، لضمان معرفة جميع التطورات، حتى وإن كانت بسيطة.

ومن الخطوات الهامة التي يجب أن ينتبه لها صاحب العمل في هذا الأمر، هي ربط الحسابات البنكية مع برامج المحاسبة داخل الشركة، إذ إنها بتلك الخطوة تصبح قادرة على مزامنة البيانات المصرفية، والتعاملات البنكية التي تتم لحظة بلحظة، واستيرادها بعد ذلك بأحد الطرق اليدوية على الـ Excel مثلًا، مع العلم أن بعض البرامج المحاسبية تقدم تكاملًا مباشرًا مع بعض البنوك؛ وبذلك يستطيع صاحب العمل أن يدير جميع المهام البنكية بكل سهولة.

4- استخدم البيانات المالية لتقييم أداء الأعمال التجارية
يوضح التدفق النقدي إذا ما كان لدى الشركة ما يكفي من الأموال، ويستخدم في تحليل وضع السيولة للشركة، ويوضح أيضًا مقدار النقد الوارد إليها، ومن أين أتى، ومن أكبر أسباب فشل الشركات نقص السيولة، وعدم القدرة على تحصيل تدفقات نقدية للشركة، أو العمل.

وبشكلٍ عام؛ فإن معرفة التدفق النقدي يوضح مقدرة الشركة على الوفاء بالتزاماتها الحالية، والمستقبلية، وكذلك بيانات الإيرادات، والمصروفات، من أهم البيانات التي تقيّم أداء العمل، لذا لا تنشغل بالنمو عن بياناتك المالية، فالنمو بلا متابعة دقيقة، قنبلة موقوتة.
5- ضع توقعات مالية مستقبلية
إن أبرز نصائح محاسبية يجب أن يتبعها أصحاب الأعمال أثناء تطوير شركاتهم هي إنشاء التوقعات المالية، إذ تساعد تلك الخطوة على تقدير الإيرادات، والنفقات مستقبلًا، لتوقع إذا ما كانت هذه الشركة بحاجة للتمويل، أو تقليل النفقات الخاصة بها؛ إن كان قرار التمويل صعبًا.

تساعد التوقعات المالية أيضًا على تقدير التدفقات النقدية، وتحديد الوقت الذي يمكن فيه تغيير التسعير، أو خطط الإنتاج الخاصة بالعمل.

وبالإضافة إلى وضع قوائم مالية شكلية مثل: الإيرادات المتوقعة، وبيانات التدفقات النقدية، فإنها تساعد في الإجابة عن أسئلة المستثمرين، أو أصحاب المصالح في قطاعات الأعمال، على سبيل المثال: إذا قمنا بتمويل هذه الشركة فماذا ستفعلون بالمال؟ ومتى ستدفعونه، وكيف؟

6- تأكد من بيانات الجرد
أكثر نصائح محاسبية أهمية يجب أن تعمل بها الشركات هي التأكد من بيانات الجرد، إذ إنها تساعد أصحاب الأعمال على متابعة عملهم بطريقة صحيحة من خلال الجرد المنتظم، والتأكد من نتائجه، وتتبع المخزون المادي، إما عن طريق عدّ الأصناف يدويًا بطريقة منظمة، أو إتمام عملية الجرد آليًا، وبكل سهولة.

ولإتمام تلك الخطوة بمنهجية، واحترافية، تساعد برامج تخطيط موارد المؤسسات ERP على اختصار الوقت، والمجهود، فهي لا تجعل عملية تتبع المخزون سهلة وحسب، بل إن المعلومات الناتجة تكون أكثر دقة، وأبعد عن الأخطاء البشرية، وكل ذلك بطريقة إلكترونية باستخدام الماسح الضوئي.
7- راقب النفقات عالية التكلفة
بالنسبة لمعظم الشركات فإن النفقات عالية التكلفة تمثل تحديًا كبيرًا، ومن أمثلة تلك النفقات التي تسبب تكلفة عالية هي الأصناف الراكدة، إذ إنها قد تُعرّض الشركة للخسائر، وتقلل من أرباحها، وكل ذلك يحدث بسبب عدم مراقبة، وفحص النفقات جيدًا.

ولتجنب تلك المشكلة، فإن من أولى الخطوات التي تعمل على تقليل هذه النفقات هي معالجة الممارسات الخاطئة المسببة لها، ففي حالة المخزون الراكد يمكن لصاحب العمل أن يتخطى هذه الأزمة بتتبع تكاليف حمل المخزون، ومتابعة نسبة دوران المخزون.

ومن أحد الطرق الفعالة لتقليل النفقات عالية التكلفة، توظيف العمال بالساعة، لا بالتعاقد، إذ إن بعض الأعمال لا تحتاج إلى تعاقد طويل الأمد لإتمامها، ويمكن أن يتتبع أصحاب الأعمال الوقت المطلوب بالضبط، لإتمام العمل عن طريق برمجيات تتبع الوقت.

وعند التحدث عن تلك المشكلة فإن أهم نصائح محاسبية خاصة بها، هو استخدام برامج تخطيط موارد المؤسسة، إذ تقلل الوقت، والجهد المبذول، وتنجز الكثير من المهام، وهذا بدوره يقلل من العمالة، ويرفع من كفاءة العمل، وبالتالي تقليل النفقات.

8- خطط لعمليات الاستثمار
تبعًا لنوعية شركتك، أو المجال الذي تعمل به، قد تكون بحاجة للاستثمار مستقبلًا، لذا يجب أن تخطط جيدًا لتلك الخطوة، وتوجد نصائح محاسبية من الضروري اتباعها، إليك أبرزها:

تابع النفقات، والإيرادات باستمرار.
طور من فريق العمل الذي سيساعدك على تنفيذ تلك الخطوة.
اهتم بمنطقة مخصصة في سوق العمل، لتركز عليها، وتتميز بها.
حدد أفضل وقت للاستثمارات الكبيرة.
خصص قدر ًا من الميزانية بشكل مستمر لتطوير الشركة، ونموها.
ضع خطة محددة تشمل كل ما تحتاج القيام به في تلك الخطوة.
تابع نقاط ضعف شركتك، ونقاط قوتها، وما أنت بحاجة لتحسينه، قبل اتخاذ خطوة الاستثمار.
9- التزم بالضرائب
إن أكثر نصائح محاسبية يوصي بها المتخصصون في إدارة الأعمال هي الالتزام بالضرائب، لأن القيام بعملك بطريقة قانونية يُعد من الخطوات الأولي التي ستساعد شركتك على التطوير فيما بعد، لذا يجب أن تعرف جيدًا ما هي الضرائب التي تنطبق على نوعية عملك، وما أنت بحاجة لدفعه.

بالإضافة أيضًا إلى الحفاظ على دفع الضرائب في مواعيدها المحددة، لتجنب أيةً مشكلات قانونية، ولكي تضمن عدم التأخر على سداد فاتورتك، يجب أن تخصص جزءً من الميزانية، أو الأرباح للضرائب، حتى تصبح مستعدًا متى أتى محصلها.

10- راقب حسابات العملاء والموظفين
مهما كانت نوعية شركتك، يوجد نصائح محاسبية لا بد لك من اتباعها، على سبيل المثال مراقبة حسابات العملاء، والموظفين التابعين لشركتك، وذلك للحفاظ على التدفق النقدي، إذ يجب عليك التواصل مع العملاء، أو المستوردين، للتأكد من أنهم سددوا المدفوعات في الوقت المحدد.

أما بالنسبة للموظفين فأنت بحاجة إلى معرفة ساعات عملهم، واستلام رواتبهم، والعمل الإضافي الذي قاموا به، والمكافآت، وغيرها.

ولتنفيذ تلك الخطوة ستحتاج إلى كثير من الوقت، والمجهود البشري لمتابعة كافة الإجراءات المالية بدقة، لذا توفر لك برامج تخطيط موارد المؤسسات ذلك بكل سلاسة، وسهولة، إذ إنها تسجل جميع البيانات بشكل آلي، حتى تعود إليها متى ما شئت، في أي وقت، ومن أي مكان.

11- انقل عملك للعالم الرقمي
التحول الرقمي في الأعمال الآن أصبح ضرورة قصوى، إذ إن التطور التكنولوجي يزداد يومًا بعد يوم، ولا بد من مواكبته، وأهم نصائح محاسبية ينادي بها الكثير الآن هو نقل الأعمال المختلفة، والمنتجات، والخدمات إلى العالم الرقمي، سواء كان ذلك في إدارتها، أو بيعها، أو التسويق لها، وعند القيام بتلك الخطوة فإن ذلك سيعود بالنفع على شركتك في عدة نقاط، من أهمها:

تعزيز الكفاءة التشغيلية لكافة كوادر العمل.
تقليل الأخطاء البشرية، واستثمار الوقت والجهد.
تحسين جودة المنتجات، أو الخدمات.
اختصار وقت الوصول إلى العملاء.
تحسين تجربة المستخدمين.
الدقة، والنظام في تتبع البيانات المالية.
اتخاذ قرارات مالية محكمة، ومتقنة.
توفير تقارير تلقائية، ودورية لمعرفة خط سير العمل.
كيف نساعدك في إدارة على تنفيذ أبرز نصائح محاسبية لتطوير شركتك؟
بعد ذكر أكثر نصائح محاسبية أهمية في تطوير الشركات، نساعدك على تنفيذها من خلال برنامج “إدارة” المحاسبي، دون بذل الكثير من المجهودات، إذ يوفر لك برنامج إدارة عدة مميزات، تستطيع عن طريقها إتمام عملك بطريقة احترافية، كالآتي:

تقدير متطلبات رأس المال، وإتاحة معرفة صافي الأرباح، والإيرادات، والمصروفات.
تقديم تقارير فورية خاصة بالمبيعات، والعملاء، والموردين.
تتبع حركة المنتجات، والأصناف من خلال الماسح الضوئي.
متابعة المخزون بشكل دوري لمعرفة النواقص، والرواكد.
إنشاء قائمة عروض الأسعار.
إتاحة متابعة عمليات التصنيع.
عرض كشوفات حسابات العملاء، والموردين.
إعداد تقارير أعمار الديون.
التكامل مع مصلحة الضرائب المصرية، وإصدار الفاتورة الإلكترونية.
تحديد قوائم الأسعار، وإتاحة تعديلها في أي وقت.
إتاحة التحويلات المخزنية، لتوفير الوقت، والمجهود.
في هذا المقال ذكرنا أغلب نصائح محاسبية يجب أن يتبعها أصحاب الأعمال لمساعدة شركاتهم على النمو، والازدهار، لأن الشركات التي تهتم بالجانب المحاسبي، وتستثمر في تحسينه، تزداد أرباحها فيما بعد، وتتفوق على منافسيها، لذا إذا كنت ترغب في بدء رحلتك لتطوير شركتك.